Modelo Integrado de Gestión Organizacional - MIGO

Estructura del MIGO

El INVEMAR con el propósito de dar respuesta a los diferentes objetivos y funciones encomendadas en cumplimiento de su misión, ha diseñado el Modelo Integrado de Gestión Organizacional (MIGO), en el cual interactúan 4 sistemas de gestión:

  • El Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo y ambiente (SSTA): hace referencia al conjunto de actividades y lineamientos dirigidos a la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, la protección y promoción de la salud de los trabajadores y la protección del medio ambiente.
  • El Sistema de Gestión de Calidad (SGC): es una herramienta para la planificación, ejecución, evaluación y mejorar las actividades asociadas al cumplimiento de requisitos de las partes interesadas y la mejora de los procesos.
  • El Sistema de Control Interno: tiene como fin procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
  • El sistema de Gestión de la información, el conocimiento y la innovación: busca responder a las necesidades institucionales y articular las diferentes iniciativas y estrategias que adelanta el INVEMAR, con miras a fortalecer la seguridad y privacidad de la información, facilitar la comprensión de los procesos y promover la mejora permanente en los diferentes sistemas de gestión, permitiendo lograr la conformidad y confiabilidad de los productos, servicios e información que genera el Instituto.

 

Aspectos Transversales en el MIGO

Dentro del Modelo Integrado de Gestión Organizacional (MIGO) se distinguen los siguientes aspectos transversales a los tres sistemas que lo integran:

  1. Compromiso de la Alta Dirección
  2. Análisis de contexto
  3. Enfoque basado en procesos
  4. Ciclo PHVA: Planear – Hacer – Verificar y Actuar
  5. Información Documentada          
  6. Enfoque para la gestión (indicadores)
  7. Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
  8. Gestión de la información, el conocimiento y la innovación

 

Compromiso de la Alta Dirección

Con el fin de favorecer el cumplimiento del objeto y función bajo los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad, el Instituto en cabeza del Director General adopta el Modelo Integrado de Gestión Organizacional (MIGO), a partir de la Misión, Visión del INVEMAR y el compromiso con la salud, la seguridad en el trabajo y ambiente, la mejora continua, el aumento la satisfacción de los grupos de interés, la mejores prácticas de control interno, así como la gestión efectiva de la información, el conocimiento y la innovación. Lo anterior se evidencia mediante la adopción de las Directrices y lineamientos que enmarcan y regulan el funcionamiento del MIGO y los sistemas que lo integran. Así como en los procesos de revisión, seguimiento y adopción de acciones de mejora.

 

Análisis de Contexto

El análisis de contexto del INVEMAR permite determinar los factores o cuestiones internas y externas que pueden influir en el desempeño del Modelo Integrado de Gestión, a continuación se presentan algunas de las fuentes para analizar el contexto:

  • Recursos financieros
  • Tecnología
  • Talento Humano
  • Condiciones del mercado
  • Economía
  • Legislación
  • Sociocultural
  • Gubernamental
  • Internacional
  • Industrial
  • Materias primas
  • Procesos internos
  • Cambios, riesgos y oportunidades  en el entorno

 

Adicionalmente, dentro del análisis de contexto se tiene en cuenta el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas del INVEMAR, es decir las personas o entidades que tienen interés, influyen o se vean influenciadas por los productos, servicios o información generada en el Instituto.

 

Enfoque Basado en Procesos

Conscientes de la importancia de la aplicación de un sistema de procesos dentro del Instituto y el reconocimiento de la interdependencia que existe entre estos para el logro de los objetivos, el INVEMAR ha adoptado un enfoque basado en procesos para la gestión.  La aplicación de este enfoque permite el control continuo sobre los vínculos entre los procesos, así como sus interacciones y enfatiza en la importancia de la comprensión y cumplimiento de los objetivos, la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor y la obtención de resultados de desempeño, eficacia, eficiencia y efectividad, favoreciendo así la mejora continua y el aumento de la satisfacción del cliente.
Dentro del Sistema de Gestión el INVEMAR ha identificado procesos Gerenciales, Misionales, de Apoyo y de Evaluación, esta estructura se muestra a través del Mapa de Procesos

Mapa de procesos de INVEMAR

Descarga de archivos:

   Icono de imagen Mapa de procesos INVEMAR

Por otra parte, se han caracterizado los procesos aplicando el ciclo de mejora continua PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para la definición de sus actividades y se han establecido las interacciones que existen entre los procesos en el marco de cliente - proveedor.  A continuación se presenta la caracterización de los procesos que integran el MIGO:

Descarga de archivos:

 

Ciclo PHVA: Planear – Hacer – Verificar y Actuar

Es la herramienta de mejora de procesos adoptada por el INVEMAR, que incorpora el Planear – el Hacer – el Verificar y el Actuar, para aportar al enfoque de procesos, optimizar procedimientos, con miras a la mejora continua y la satisfacción de usuarios y partes interesadas.

A continuación se especifica cada una de las etapas del ciclo:

  • PLANEAR: Establecer objetivos, procesos, procedimientos y recursos necesarios para conseguir los resultados, teniendo en cuenta los requisitos y riesgos.
  • HACER: Implementar lo planificado.
  • VERIFICAR: Realizar el seguimiento y medición de los procesos, servicios y productos. Divulgando los resultados a las partes interesadas.
  • ACTUAR: Aplicar las acciones correctivas, preventivas o de mejora requeridas en los procesos.

 

Información Documentada

Toda la documentación del INVEMAR se articula para dar respuesta a los requerimientos legales, institucionales, normativos y de las partes interesadas, buscando asegurar que la operación sea eficaz, eficiente y efectiva y propicie el cumplimiento de las funciones institucionales, así como el cumplimiento de los planes, programas, proyectos. Adaptándose a las dinámicas que vienen de la gestión de cambios, riesgos y oportunidades aplicables al Sistema de Gestión.

La documentación del sistema integrado de gestión se encuentra organizada en cinco niveles:

  • Primer Nivel: Comprende la legislación aplicable a los procesos del Instituto y los documentos de referencia.
  • Segundo Nivel: Incluye la documentación de direccionamiento estratégico entre los que se identifican la misión, visión, principios, valores, directrices, los objetivos institucionales, mapa de procesos, manuales para gestión (funciones, calidad, SSTA), reglamentación interna, entre otros.
  • Tercer Nivel: Comprende las caracterizaciones de todos los procesos del MIGO.
  • Cuarto Nivel: Comprende los documentos específicos para el desarrollo de los productos, servicios e información generadas en los procesos, ejemplo: procedimientos, instructivos, formatos, TRD, protocolos o guías, los cuales pueden ser consultados en el Listado Maestro de Documentos y registros de KAWAK.
  • Quinto Nivel: Registros, datos, listados e información particular específica que brinda evidencia objetiva de la ejecución de los procesos.

 

Gestión de Cambios, Riesgos y Oportunidades

La gestión de cambios, riesgos y oportunidades resulta esencial para la gestión institucional, por cuanto, permite promover la cultura de prevención y el avance hacia las mejores prácticas. De manera particular la gestión de riesgos tiene una directriz que señala que la administración de riesgos tiene un carácter prioritario y estará alineada con la planeación estratégica del Instituto, fundamentado en el modelo de operación por procesos.


La aplicación de las diferentes herramientas o instrumentos de gestión está sujeta a la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.

 

Medición de la satisfacción

Como parte del seguimiento y la revisión de la información sobre las partes interesadas y sus requisitos pertinentes, el INVEMAR aplica diferentes procesos de encuesta para identificar la satisfacción de los usuarios (externos e internos) respecto de los productos y servicios que genera el Instituto.

A continuación, se presenta el reporte en la medición de la satisfacción: 

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