El Sistema de gestión de la información, el conocimiento y la innovación, busca responder a las necesidades institucionales y articular las diferentes iniciativas y estrategias que adelanta el INVEMAR, con miras a fortalecer la seguridad y privacidad de la información, facilitar la comprensión de los procesos y promover la mejora permanente en los diferentes sistemas de gestión, permitiendo lograr la conformidad y confiabilidad de los productos, servicios e información que genera el Instituto.

El Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI) y las iniciativas alrededor de la gestión del conocimiento y la innovación son los componentes que hacen parte del Sistema de la información, el conocimiento y la innovación.

Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información - MSPI

El Modelo de Seguridad de la información que está estructurando el INVEMAR se fundamenta en la necesidad de asegurar preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información que se gestiona en cada uno de los procesos del MIGO; bien sea en medio impreso o digital. Así mismo, configura las operaciones que involucra el tratamiento de los datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

El MSPI es orientado por el Grupo de Sistemas y Telemática, y su operación se articula con el quehacer institucional de cada proceso y área, de acuerdo con las funciones específicas y la información que gestionan para su operación en el MIGO; asegurando el cumplimiento a las disposiciones de ley y los lineamientos institucionales.

Gestión del conocimiento y la innovación

La gestión del conocimiento y la innovación fortalece al Modelo Integrado de Gestión Organizacional, por cuanto facilita la comprensión de los procesos y promueve la mejora permanente en los diferentes sistemas de gestión, permitiendo lograr la conformidad y confiabilidad de los productos, servicios e información que genera el Instituto, al mismo tiempo favorece los procesos adopción de cambios para el desarrollo de productos y servicios.

En el Instituto, este aspecto se promueve a través de diferentes estrategias:

• Procesos de inducción y reinducción: en la inducción el nuevo trabajador conoce los lineamientos y fundamentos institucionales y del proceso al cual se vincula; durante la reinducción se busca actualizar a los trabajadores sobre los cambios generados en las políticas, normas y/o procedimientos del Instituto.


• Documentación: que se constituye en la fuente de conocimiento donde el trabajador conoce el día a día de los procesos, permitiendo tener claridad sobre la forma como se realizan las actividades en el INVEMAR. Por lo anterior y teniendo en cuenta que las dinámicas institucionales cambian, es importante que los responsables aseguren alineación entre la documentación con las nuevas decisiones y prácticas institucionales.


• Capacitaciones: a través de los cuales los trabajadores pueden acceder a conocimientos adicionales requeridos para la operación de los procesos, la implementación de nuevos referentes normativos, fortalecimiento de metodologías, la mejora de prácticas institucionales, entre otros.


• Plan de capacitación: en el documento en el cual se enmarcan las actividades de capacitación que se proyectan realizar a partir de las necesidades definidas en las Áreas del Instituto.


• Talleres, conferencias y otros eventos: Se programan principalmente en el marco de proyectos de investigación o en respuesta a celebraciones relacionadas al océano y el mar en donde se convocan a ciudadanos y otros grupos de interés a conocer más a fondo lo que se hace en el INVEMAR o se adelantan procesos en doble vía para escucharlos y fortalecer la formulación o ejecución de proyectos o actividades que tengan el potencial de afectarlos o con incidencia en su comunidad.


• Identificación de lecciones aprendidas: las cuales se gestionan de acuerdo con lo indicado en los procedimientos PR-SCI-1 Ejecución y Evaluación de proyectos y PR-PLA-4 Seguimiento, medición, análisis y mejora del MIGO.


• Formulación de propuestas de investigación: las cuales se elaboran al interior de los programas y coordinaciones del Área misional y quedan documentadas a través del software Kawak en la ruta “Gestión documental / Diligenciar formato” en el formato Ficha de propuestas de investigación (FT-SCI-20).